Planning des volontaires
Pour effectuer le planning de votre équipe cliquez sur le menu Réunions, cliquez ensuite sur la réunion souhaitée depuis le calendrier puis cliquez sur l'onglet Planning des volontaires.
Élaboration du planning
Si votre équipe n'appairait pas, cliquez sur le bouton suivant pour l'ajouter.
Votre équipe est composée d'un ou plusieurs postes, cliquez sur le bouton suivant pour ajouter un volontaire sur le poste souhaité.
La popup suivante s'ouvre et vous permet de choisir le ou les volontaires à planifier.
Par défaut tous les filtres sont activés ce qui vous permet de visualiser seulement les volontaires pertinents. Dans certains cas il sera nécessaire de désactiver des filtres pour pouvoir planifier des volontaires qui ne répondent pas aux critères définis.
Si aucun volontaire ne s'affiche il est possible qu'aucun volontaire n'est été affecté sur ce poste, dans ce cas suivez la procédure suivante.
Cliquez sur le bouton (+) pour planifier un volontaire, il bascule à droite. Vous pouvez à présent fermer la popup ou planifier le poste suivant en cliquant sur le bouton flèche de droite (en haut).
Une fois que tous les postes sont occupés, cliquez sur le bouton suivant pour valider le planning.
Ce bouton se trouve sur chaque équipe pour une validation seulement sur une équipe mais aussi en haut à droite pour valider le planning de toutes les équipes d'un seul coup.
A ce moment les volontaires planifiés sont notifiés de ce planning. Dans le message qu'ils reçoivent, un bouton leur permet de confirmer leur présence.
Communiquer avec les volontaires
Vous pouvez envoyer des messages aux volontaires planifiés afin de leur transmettre des informations complémentaires concernant l'organisation ou le déroulement de la réunion. Pour ce faire cliquez sur le bouton "Envoyer un message aux volontaires", sélectionnez les destinataires et rédigez votre message.
Télécharger le planning en PDF
Il vous est possible d'exporter le planning en PDF afin de pouvoir l'imprimer ou l'envoyer à quelqu'un par exemple. Cliquez tout d'abord sur le menu Options (icône 3 petits points) présent en haut à droite du planning puis sur Télécharger le planning.
Gestion des remplacements
En tant que responsable d'équipe, vous pouvez choisir d'autoriser ou non les volontaires de votre équipe à se faire remplacer par leurs soins.
Pour cela, rendez-vous dans les paramètres de votre équipe et activez ou désactivez l'option "Autoriser les remplacements".
Si l'option est désactivée (par défaut) : Lorsqu'un volontaire décline une planification, il passe en rouge sur le planning. Vous recevez une notification et c'est à vous de replanifier manuellement quelqu'un d'autre.
Si l'option est activée : Lorsqu'un volontaire décline une planification, l'application lui propose automatiquement de choisir un remplaçant parmi les volontaires disponibles de l'équipe. Il sélectionne lui-même son remplaçant et le planning se met à jour automatiquement. Vous êtes simplement notifié du changement, sans avoir à intervenir.