Pour effectuer le planning de votre équipe cliquez sur le menu Réunions, cliquez ensuite sur la réunion souhaitée depuis le calendrier puis cliquez sur l’onglet Planning des volontaires.

Élaboration du planning

Si votre équipe n’appairait pas, cliquez sur le bouton suivant pour l’ajouter.

Votre équipe est composée d’un ou plusieurs postes, cliquez sur le bouton suivant pour ajouter un volontaire sur le poste souhaité.

La popup suivante s’ouvre et vous permet de choisir le ou les volontaires à planifier.

Par défaut tous les filtres sont activés ce qui vous permet de visualiser seulement les volontaires pertinents. Dans certains cas il sera nécessaire de désactiver des filtres pour pouvoir planifier des volontaires qui ne répondent pas aux critères définis.

Cliquez sur le bouton (+) pour planifier un volontaire, il bascule à droite.
Vous pouvez à présent fermer la popup ou planifier le poste suivant en cliquant sur le bouton flèche de droite (en haut).

Une fois que tous les postes sont occupés, cliquez sur le bouton suivant pour valider le planning.

Ce bouton se trouve sur chaque équipe pour une validation seulement sur une équipe mais aussi en haut à droite pour valider le planning de toutes les équipes d’un seul coup.

A ce moment les volontaires planifiés sont notifiés de ce planning. Dans le message qu’ils reçoivent, un bouton leur permet de confirmer leur présence.

Communiquer avec les volontaires

Vous pouvez envoyer des messages aux volontaires planifiés afin de leur transmettre des informations complémentaires concernant l’organisation ou le déroulement de la réunion.
Pour ce faire cliquez sur le bouton “Envoyer un message aux volontaires”, sélectionnez les destinataires et rédigez votre message.

Télécharger le planning en PDF

Il vous est possible d’exporter le planning en PDF afin de pouvoir l’imprimer ou l’envoyer à quelqu’un par exemple.
Cliquez tout d’abord sur le menu Options (icône 3 petits points) présent en haut à droite du planning puis sur Télécharger le planning.