Types de réunions

Pour gérer les types de réunions, cliquez sur Paramètres à partir du menu principal puis sur l’onglet Types de réunions.

Ajout et modification

Lors de l’ajout ou de la modification d’un type de réunion, saisissez un nom et une couleur associée.
Si vous disposez de plusieurs campus, sélectionnez celui dans lequel le type de réunion doit être ajouté.

Cliquez sur réunions publiques s’il s’agit de réunions ouvertes à tous, elles pourront ainsi être publiées sur le site internet de l’église ou dans le calendrier des événements de l’église.

Modification les paramètres du type de réunion

Cliquez sur un type de réunion pour afficher ses détails.

Vous pouvez définir un ou plusieurs responsables pour ce type de réunion.
Ces responsables seront en mesure de créer et modifier les réunions associées à celui-ci.

Sélectionnez les Équipes concernées par ce type d’événement, elle seront ainsi disponibles sur le planning des réunions.

Chaque équipe sélectionnée apparaît comme onglet dans l’écran ci-dessus et permet le paramétrage de celle-ci.

Modifiez les Places disponibles en fonction de votre organisation, par exemple si vous avez besoin de 2 volontaires au Hall d’entrée saisissez “2”, etc…

Vous pouvez envoyer un ou plusieurs rappels aux volontaires planifiés quelques jours avant que la réunion est lieu en sélectionnant les nombres souhaités dans la liste déroulante.

Lorsque les volontaires sont planifiés et que le planning est validé les volontaires reçoivent une notification, ils peuvent alors donner leur réponse, à ce moment il est possible :

• De rendre obligatoire la raison (ou motif) du déclin (cas où le volontaire clique sur le bouton décliner).

• D’afficher le bouton de réponse “En dernier recours“ qui permet au volontaire d’indiquer qu’il n’est pas disponible mais qu’il est prêt à s’organiser pour être présent si le responsable ne trouve personne d’autre pour assurer le service. Dans ce cas le volontaire est notifié et sa réponse est passée à “Accepté”.

• De permettre au volontaire qui clique sur décliner de se faire remplacer par un autre volontaire disponible.

• D’envoyer une notification aux responsables de l’équipe lorsque les volontaires cliquent sur Accepter, Décliner, En dernier recours ou Décliner.

Le bloc de texte “Notes d’équipe” permet d’indiquer aux volontaires planifiés différentes instructions pour le bon déroulement du service, par exemple une liste de choses à faire pour les techniciens (vérifier câblage des micros, préparer musique d’accueil,…).