Signature de documents

Paramètres > Documents à signer

Présentation

ELIAKIM permet de faire signer des documents PDF aux personnes que vous suivez : consentements RGPD, autorisations de droit à l'image, lettres ou formulaires libres.

Le document est généré automatiquement en PDF puis envoyé à la personne, qui le relit et appose sa signature directement depuis son navigateur — sur ordinateur, tablette ou téléphone. Le PDF signé et les preuves de signature sont conservés et téléchargeables à tout moment.

Créer un document

Ouvrez Paramètres > Documents à signer puis cliquez sur Nouveau document. Trois types de documents sont disponibles :

Les documents RGPD font apparaître le nom du responsable de l'organisation, renseigné dans les paramètres de l'organisation.

Certains documents sont fournis par l'application (mention Document système) : ils ne peuvent pas être modifiés ni supprimés.

Demander une signature

Depuis la fiche d'une personne, ouvrez la section Documents puis cliquez sur Nouvelle demande :

1. Choisissez un document de la bibliothèque, ou créez un document à usage unique pour cette demande ;

2. Renseignez les informations demandées (par exemple, pour un droit à l'image : la personne photographiée, la date et le contexte de prise de vue) ;

3. Vérifiez l'aperçu du document, puis enregistrez la demande.

La demande apparaît ensuite avec le statut En attente de signature. Deux façons de faire signer :

• Envoyer le lien par e-mail : la personne reçoit un e-mail contenant un lien de signature valable 14 jours. Elle ouvre le lien, relit le document et signe sans avoir besoin de compte.

• Signer dans l'application : si la personne est connectée, la signature se fait depuis son espace Mon compte ; un gestionnaire peut aussi signer en son nom depuis sa fiche.

Signer un document

Depuis le lien reçu par e-mail ou depuis l'application, la personne :

1. Relit le document affiché ;

2. Renseigne son lieu de signature ;

3. Appose sa signature de l'une des trois façons suivantes :

Une fois la signature envoyée, la personne voit une confirmation et le document prend le statut Signé.

Le PDF et les preuves

À chaque signature, ELIAKIM :

• génère le PDF signé avec la signature, le nom du signataire, le lieu et la date de signature ;

• conserve la preuve de signature : image de la signature, date, lieu, méthode, canal de signature (application ou lien public) et, pour un lien public, l'adresse IP et le navigateur utilisés ;

• rend le PDF vierge et le PDF signé téléchargeables depuis la fiche de la personne ou depuis Mon compte.

Statuts d'un document

Pour chaque personne, un document peut prendre les statuts suivants :

Modifier un document déjà envoyé

La modification d'un document déjà envoyé crée une nouvelle version. Les signatures existantes restent attachées à l'ancienne version : les personnes qui avaient signé passent au statut Nouvelle version à signer, et seules les nouvelles signatures valident la version actuelle.

Annuler ou révoquer

• Annuler une demande : une demande en attente peut être annulée. Le lien envoyé ne fonctionnera plus. Le document créé spécialement pour cette demande est supprimé s'il n'a été demandé à personne d'autre.

• Révoquer un consentement : une personne peut retirer son consentement à tout moment. Un motif est demandé (par exemple : demande orale lors d'un entretien). La signature reste conservée comme preuve, mais le document repasse au statut Révoqué et n'est plus considéré comme signé.

Le point de vue de la personne

Chaque personne connectée retrouve ses documents dans Mon compte : elle peut relire les documents, consulter l'historique de ses signatures, télécharger ses PDF signés et retirer son consentement.