Introduction

La planification automatique permet de sélectionner des volontaires automatiquement pour les ajouter au planning d’une réunion. Les volontaires ajoutés au planning sont déterminés via une série de critères décrits ci-après.

La planification automatique peut être appliquée sur un poste précis ou au niveau d’une équipe entière.

Lorsqu’elle est appliquée à une équipe, la planification automatique intervient sur tous les postes de celle-ci.

Fonctionnement

La planification automatique ajoute des volontaires sur le ou les postes dans lesquels il manque des effectifs. Des volontaires sont donc planifiés sur les postes vides (aucun volontaire planifié) mais aussi sur les postes partiellement planifiés (un ou des volontaires sont déjà planifiés sur le poste).

D'une manière générale des volontaires sont planifiés sur chaque poste incomplets jusqu'à atteindre le nombre de volontaires souhaités sur le poste. Le nombre de volontaire souhaité est ajustable via l'option “Places nécessaires” disponible dans les paramètres de l'équipe.

Critères de sélection

Afin de déterminer quels volontaires sont sélectionnés pour être ajoutés au planing, les critères suivants sont appliqués :

• le volontaire doit appartenir au poste visé

• le volontaire doit être affecté au lieu où se déroule la réunion

• le volontaire doit appartenir au campus lié au type de réunion

• le volontaire doit être disponible (pas d’indisponibilité à cette date)

• le volontaire ne doit pas être déjà planifié sur une réunion qui se déroule au même moment

• le volontaire ne doit pas être surchargé (dépassement de son nombre de services souhaité chaque mois)

Les volontaires répondant à tous ces critères sont potentiellement sélectionnés pour être ajoutés au planning.

Si plusieurs volontaires sont sélectionnés mais que le poste ne peut prendre que 2 volontaires (places disponibles) alors ce sont les 2 volontaires qui ont servis pour la dernière fois il y a le plus longtemps. Dans le cas où 4 volontaires (par exemple) ont servis à la même date, 2 sont sélectionnés aléatoirement.

Utilisation

Pour planifier automatiquement une équipe, à partir de l’onglet Planning des volontaires :

• Cliquez sur le menu options (icônes avec 3 points) de l’équipe

• Sélectionnez : Planification auto.

Pour planifier automatiquement un poste, à partir de l’onglet Planning des volontaires :

• Cliquez sur le bouton Ajouter ou retirer (icône personne) présent au niveau du poste

• Cliquez sur le bouton Choisir automatiquement (icône étoiles)